CRM для монтажа кондиционеров: заявки в сезон, трасса в метрах, смета за час

В июне телефон монтажника кондиционеров не замолкает. Заявки приходят с Авито, с сайта, от прошлых заказчиков; половина — «сколько стоит поставить сплит», четверть — с адресом и датой. Записывать в заметки некогда, и через неделю оказывается, что двум людям обещали один и тот же вторник, а третьему не перезвонили вовсе. Потерянная в сезон заявка — это потерянные деньги, которых зимой не будет.

Цена при этом почти всегда называется по телефону, а на объекте выясняется, что трасса не три метра, а восемь, нужен дренажный насос, штроба в монолите и работа с автовышки. Начинается разговор «вы говорили другую сумму».

Каждая заявка в ПрорабCRM — карточка с телефоном, адресом, что нужно сделать и откуда пришёл человек. Есть дата следующего контакта и ответственный; обзор «Сегодня» показывает, кому перезвонить и куда ехать сегодня и завтра. Заявки идут по воронке — новая, связались, замер назначен, замер сделан, смета отправлена, принята, — а потерянная закрывается с причиной. Осенью по этим причинам видно, что поправить к следующему сезону.

Замер и монтаж — события календаря с адресом и исполнителем. Монтажник без логина заводится как сотрудник и назначается на объект по карточке; ему не нужен доступ в кабинет, а вам видно, кто где сегодня.

Объект — квартира, дом или офис заказчика с помещениями. Для монтажа сплит-системы важны не квадратные метры комнаты, а привязка: где внешний блок, где внутренний, длина трассы, куда дренаж, есть ли электрика рядом. Помещение в объекте держит замер с высотой и проёмами — этого хватает, чтобы оценить длину трассы вдоль стены и высоту подъёма, — а трасса, штроба и дренаж заводятся позициями сметы с количеством в погонных метрах, введённым руками.

На мульти-сплит и несколько комнат — несколько помещений в одном объекте, по каждому свои внутренние блоки и своя трасса. Замер работает с телефона без связи и отправляется на сервер, когда сеть появится.

Каталог расценок — ваш, единицы — те, что в прайсе монтажника: штука за стандартный монтаж сплит-системы заданной мощности, погонный метр за трассу сверх стандартной и за штробу, штука за дренажный насос, кронштейн и защитный короб, комплект за монтаж с расходниками, час или смена за работу с автовышки. В стартовом прайсе есть прокладка трассы под кондиционер и штробы; остальное заводится в каталог за минуту или вставкой из вашей таблицы.

Смета собирается на объекте: свой набор «Стандартный монтаж сплит-системы» подставляет типовые строки, вы правите длину трассы и добавляете позиции, которых не было в телефонном разговоре. Каждая правка против расчёта — с причиной, которая печатается в смете: «трасса 8 м вместо 3», «монолит, штроба алмазным диском». Работы и материалы раздельно: медную трубу, кабель и короб заказчик видит отдельной частью.

Смета фиксируется версией: снимок строк с причинами, реквизиты, график оплат и контрольная сумма sha256, напечатанная на PDF. Заказчик получает документ до того, как вы просверлили первое отверстие, и вопрос «вы говорили другую сумму» решается документом с датой. Изменения после фиксации — новая версия, старая остаётся.

В ближайшем обновлении смету и договор из шаблона можно будет отправить заказчику ссылкой и получить подпись кодом на телефон с протоколом подписания. Это письменная форма договора и доказуемая история изменений и приёмки — так мы это описываем, не обещая большего.

Монтажнику-одиночке, который в сезон берёт по два–три объекта в день и не хочет терять заявки. Бригаде из двух–трёх пар с диспетчером, который принимает звонки и раскидывает монтажи по календарю. Компании по климатическому оборудованию, которая продаёт и ставит технику и хочет видеть в одном месте заявки, объекты и сметы, ждущие ответа. Для сервисного обслуживания объекты можно держать в статусе «гарантия», а чистки и заправки — событиями в календаре.